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深圳策划公司展会务工作要怎么做?

  活动是企业在发展过程中必须要重点策划的一项活动。而对于活动很多企业却意见不一,有的企业认为请大型活动策划公司为自己的企业进行活动策划会提高企业的经营成本,一般在找到合适的合作方后,并不意味着作为会议执行方就没有什么可做的。但想要会议能顺利进行,主办方还需要深入把握很多细节工作,下面就针对主办方(企业本身)须提前的准备工作进行详见拆解,那么深圳策划公司如何开展会务工作?
  
  1、在会议开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程“时间进度表”。
  
  2、如果会议形式比较郑重,除了电话联系外,需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或者通知单,邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。
  
  3、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。
  
  4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。
  
  5、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。
  
  6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。
  
  7、正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。
  
  8、报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协调解决,避免酒店和您不必要的麻烦。
  
  9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。
  
  10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算。
  
  11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
  
  12、做好会议期间的协调工作,会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告、备档。
  

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